政策法规
河北科技大学档案管理工作实施细则（2021/10/8）
发布日期：2021-10-08
河北科技大学档案管理工作实施细则
第一章总则
第一条
为进一步加强档案工作，更好为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）等有关规定，结合学校实际，制定本细则。
第二条
本细则所指档案是学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流与合作等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条
档案工作是学校重要的基础性工作，纳入学校整体发展规划，实行统一领导、统一管理，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为学校的改革发展提供有效服务。
第四条
档案工作实施规范化管理，建立健全档案管理制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章机构与职责
第五条
学校档案工作由校长领导，主管档案工作校领导具体负责，接受河北省档案局的业务指导、监督和检查。
第六条
学校设立档案馆，配备专职档案人员，对学校档案工作进行组织、协调和管理。干部、人事档案等上级对档案管理有专门规定且具有一定独立性的档案，经学校批准后，可以由档案形成部门单独保管。
第七条
档案馆是学校档案工作的业务管理部门，主要职责是：
（一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）组织协调各部门档案工作，进行业务指导、监督和检查；
（四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料；
（五）编制检索工具，编研、出版档案和校史资料，开发档案信息资源；
（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（七）开展档案的开放和利用工作；
（八）开展学校档案工作人员的业务培训；
（九）利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动；
（十）开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。
第八条
学校实行档案材料形成单位立卷归档制度，校内各部门、单位均为立卷归档单位。各立卷归档单位负责人对本部门归档文件的完整性和系统性负责，将档案工作列入本单位议事日程，明确具体人员分管本单位档案工作。各单位立卷归档工作的具体承办人是立卷人，负责承办工作中有关文件材料的收集、整理、立卷工作，对归档文件的整理质量负责。
第九条
学校档案人员应遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。对长期接触有毒有害物质的档案人员，按照有关规定采取防护措施防止职业中毒事故的发生。
第三章收集、整理与归档
第十条
学校确定各类文件材料归档范围和档案保管期限，制定档案立卷归档工作规范，做到应建尽建、应收尽收、应归尽归。
第十一条
文件材料的归档范围主要包括：
（一）党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级部门和学校关于党群工作的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级部门和学校关于行政管理的材料。
（三）教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
（四）科研类：主要包括反映学校科研管理、课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。
（五）基本建设类：主要包括反映学校基本建设项目管理和项目的提出、调研、可行性研究、勘察、测绘、设计及审批文件，招投标文件与合同书,施工、监理、竣工验收、工程创优等文件材料。
（六）仪器设备类：主要包括学校仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
（七）产品生产类：主要包括学校在产学研和职务成果转化过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（八）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报及其他学术刊物等。
（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十）财会类：主要包括学校在会计活动中形成的财务管理、财务预算、会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料等文件材料。
第十二条
注重加强与学校有关的各种档案史料的征集。对于教职员工在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第十三条
归档的文件材料应完整、准确、系统，载体和书写印制材料应符合档案保护要求。
第十四条
文件材料归档时间
（一）党群类、行政类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类文件材料应在次年6月底前归档；
（二）教学类文件材料一般在次年6月底前归档，其中，毕业研究生的学位论文、学位评审材料和各类学生的学籍卡（或成绩单）、取得毕业资格学生电子注册名单（光盘）、毕业生集体照片、学位委员会授予学位清册应在学生毕业后6个月内归档；
（三）科研类文件材料应在项目完成后2个月内归档；
（四）基本建设类文件材料应在项目竣工后3个月内归档；
（五）财会类档案可在本单位保存一年，然后移交档案馆。
（六）重大活动档案应在活动结束后2个月内归档。
第四章保管与保护
第十五条
档案馆采用先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。
第十六条
学校定期对已到保管期限的档案进行鉴定销毁。在分管校长领导下，以档案馆和档案形成部门为主组成专门工作小组，采用直接鉴定的方法，以年度和项目的成套
档案
材料为基础进行鉴定，对到期的
档案
，提出销毁或延长保管期的意见。需要销毁的档案，登记造册报校长批准后销毁，销毁情况由档案馆报上级档案主管部门备案。
第十七条
档案馆建立档案工作统计台账，按照国家有关规定填报学校档案工作年报及有关统计报表。
第十八条
学校建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高抗风险能力。
第五章公布与利用
第十九条
学校应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或个人无权公布学校档案。
属于下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位按规定限制利用的。
第二十条
校内工作人员因工作需要可以直接查阅、借阅本单位归档的档案；查阅、利用非本部门归档的档案，须经档案形成部门负责人批准同意，必要时报请其分管校领导批准；需要利用的档案涉及国家秘密的，应经学校保密委员会批准。
第二十一条
校外单位出于工作需要利用档案，需持有单位介绍信和经办人员有效证件，表明利用档案的目的和范围，经校内对应业务部门批准并在档案馆履行相关登记手续后，方可查阅。校外人员利用档案，须持本人合法身份证明，经档案馆批准，可利用已公布的档案或者内容切实与己相关、不涉及其他人员信息的档案。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应优先提供。查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。
第二十二条
学校重要、珍贵档案或者实物档案、孤本档案，档案馆原则上不提供原件,如有特殊需要借出原件的，须经档案形成部门负责人及其分管校领导批准，并与档案馆签署"借出档案安全保管承诺书"后办理借出手续，档案借出期间的安全及法律责任由借出单位负责。
第二十三条
学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十四条
学校档案馆设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。
第二十五条
寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。学校档案馆如需向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第二十六条
档案馆应积极开展档案编研工作，出版档案史料。采取多种形式开展档案宣传工作。
第六章条件保障
第二十七条
学校将档案馆在档案征集、抢救保护、安全保密、数字化建设、现代化管理、提供利用、编辑研究、陈列展览、设备购置和管理维护等方面的经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第二十八条
学校为档案馆提供专用的、符合档案保管要求的档案库房。存放涉密档案设专门库房或专柜，由专人负责管理。存放声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第七章 考核与奖惩
第二十九条
学校建立档案工作的检查、考核与评估制度，档案工作考核纳入全校处级班子考核工作体系，从各部门领导重视程度、归档时间、归档数量、归档质量、归档齐全完整度、立卷人业务能力、档案编研等方面进行考核。
第三十条
对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励。
（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著，考核优秀的；
（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；
（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；
（四）将重要或珍贵档案捐赠给学校档案馆的；
（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。
第三十一条
学校对具有下列行为的单位或者个人应依法给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
(三)涂改、伪造档案的；
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；
(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
(六)其他违反档案法律法规的行为。
第八章附 则
第三十二条
本办法由档案馆负责解释。
第三十三条
本办法自2018年9月1日起施行。《河北科技大学档案工作管理条例》（校字〔1999〕64号）同时废止。
附件：河北科技大学档案立卷归档工作规范