政策法规
河北科技大学档案管理工作实施细则(2021/10/8)
发布日期:2021-10-08
河北科技大学档案管理工作实施细则
第一章总则
第一条
为进一步加强档案工作,更好为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)等有关规定,结合学校实际,制定本细则。
第二条
本细则所指档案是学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流与合作等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条
档案工作是学校重要的基础性工作,纳入学校整体发展规划,实行统一领导、统一管理,运用现代技术与管理方法,通过资源整合和开发,为学校的改革发展提供有效服务。
第四条
档案工作实施规范化管理,建立健全档案管理制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章机构与职责
第五条
学校档案工作由校长领导,主管档案工作校领导具体负责,接受河北省档案局的业务指导、监督和检查。
第六条
学校设立档案馆,配备专职档案人员,对学校档案工作进行组织、协调和管理。干部、人事档案等上级对档案管理有专门规定且具有一定独立性的档案,经学校批准后,可以由档案形成部门单独保管。
第七条
档案馆是学校档案工作的业务管理部门,主要职责是:
(一)贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;
(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
(三)组织协调各部门档案工作,进行业务指导、监督和检查;
(四)负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料;
(五)编制检索工具,编研、出版档案和校史资料,开发档案信息资源;
(六)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
(七)开展档案的开放和利用工作;
(八)开展学校档案工作人员的业务培训;
(九)利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动;
(十)开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。
第八条
学校实行档案材料形成单位立卷归档制度,校内各部门、单位均为立卷归档单位。各立卷归档单位负责人对本部门归档文件的完整性和系统性负责,将档案工作列入本单位议事日程,明确具体人员分管本单位档案工作。各单位立卷归档工作的具体承办人是立卷人,负责承办工作中有关文件材料的收集、整理、立卷工作,对归档文件的整理质量负责。
第九条
学校档案人员应遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。对长期接触有毒有害物质的档案人员,按照有关规定采取防护措施防止职业中毒事故的发生。
第三章收集、整理与归档
第十条
学校确定各类文件材料归档范围和档案保管期限,制定档案立卷归档工作规范,做到应建尽建、应收尽收、应归尽归。
第十一条
文件材料的归档范围主要包括:
(一)党群类:主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级部门和学校关于党群工作的文件材料。
(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级部门和学校关于行政管理的材料。
(三)教学类:主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
(四)科研类:主要包括反映学校科研管理、课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。
(五)基本建设类:主要包括反映学校基本建设项目管理和项目的提出、调研、可行性研究、勘察、测绘、设计及审批文件,招投标文件与合同书,施工、监理、竣工验收、工程创优等文件材料。
(六)仪器设备类:主要包括学校仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
(七)产品生产类:主要包括学校在产学研和职务成果转化过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
(八)出版物类:主要包括学校编辑出版的学报及其他学术刊物等。
(九)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
(十)财会类:主要包括学校在会计活动中形成的财务管理、财务预算、会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料等文件材料。
第十二条
注重加强与学校有关的各种档案史料的征集。对于教职员工在非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第十三条
归档的文件材料应完整、准确、系统,载体和书写印制材料应符合档案保护要求。
第十四条
文件材料归档时间
(一)党群类、行政类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类文件材料应在次年6月底前归档;
(二)教学类文件材料一般在次年6月底前归档,其中,毕业研究生的学位论文、学位评审材料和各类学生的学籍卡(或成绩单)、取得毕业资格学生电子注册名单(光盘)、毕业生集体照片、学位委员会授予学位清册应在学生毕业后6个月内归档;
(三)科研类文件材料应在项目完成后2个月内归档;
(四)基本建设类文件材料应在项目竣工后3个月内归档;
(五)财会类档案可在本单位保存一年,然后移交档案馆。
(六)重大活动档案应在活动结束后2个月内归档。
第四章保管与保护
第十五条
档案馆采用先进的档案保护技术,防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化,加工成电子档案保管。
第十六条
学校定期对已到保管期限的档案进行鉴定销毁。在分管校长领导下,以档案馆和档案形成部门为主组成专门工作小组,采用直接鉴定的方法,以年度和项目的成套
档案
材料为基础进行鉴定,对到期的
档案
,提出销毁或延长保管期的意见。需要销毁的档案,登记造册报校长批准后销毁,销毁情况由档案馆报上级档案主管部门备案。
第十七条
档案馆建立档案工作统计台账,按照国家有关规定填报学校档案工作年报及有关统计报表。
第十八条
学校建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度,防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏,提高抗风险能力。
第五章公布与利用
第十九条
学校应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,任何组织或个人无权公布学校档案。
属于下列情况之一者,不对外公布:
(一)涉及国家秘密的;
(二)涉及专利或者技术秘密的;
(三)涉及个人隐私的;
(四)档案形成单位按规定限制利用的。
第二十条
校内工作人员因工作需要可以直接查阅、借阅本单位归档的档案;查阅、利用非本部门归档的档案,须经档案形成部门负责人批准同意,必要时报请其分管校领导批准;需要利用的档案涉及国家秘密的,应经学校保密委员会批准。
第二十一条
校外单位出于工作需要利用档案,需持有单位介绍信和经办人员有效证件,表明利用档案的目的和范围,经校内对应业务部门批准并在档案馆履行相关登记手续后,方可查阅。校外人员利用档案,须持本人合法身份证明,经档案馆批准,可利用已公布的档案或者内容切实与己相关、不涉及其他人员信息的档案。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,学校档案馆应优先提供。查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆负责人批准。
第二十二条
学校重要、珍贵档案或者实物档案、孤本档案,档案馆原则上不提供原件,如有特殊需要借出原件的,须经档案形成部门负责人及其分管校领导批准,并与档案馆签署"借出档案安全保管承诺书"后办理借出手续,档案借出期间的安全及法律责任由借出单位负责。
第二十三条
学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
第二十四条
学校档案馆设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为利用档案创造便利条件。
第二十五条
寄存在学校档案馆的档案,归寄存者所有。学校档案馆如需向社会提供利用,应征得寄存者同意。
第二十六条
档案馆应积极开展档案编研工作,出版档案史料。采取多种形式开展档案宣传工作。
第六章条件保障
第二十七条
学校将档案馆在档案征集、抢救保护、安全保密、数字化建设、现代化管理、提供利用、编辑研究、陈列展览、设备购置和管理维护等方面的经费列入学校预算,保证档案工作的需求。
第二十八条
学校为档案馆提供专用的、符合档案保管要求的档案库房。存放涉密档案设专门库房或专柜,由专人负责管理。存放声像、电子等特殊载体档案,应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第七章 考核与奖惩
第二十九条
学校建立档案工作的检查、考核与评估制度,档案工作考核纳入全校处级班子考核工作体系,从各部门领导重视程度、归档时间、归档数量、归档质量、归档齐全完整度、立卷人业务能力、档案编研等方面进行考核。
第三十条
对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人,给予表彰与奖励。
(一)在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著,考核优秀的;
(二)在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的;
(三)在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的;
(四)将重要或珍贵档案捐赠给学校档案馆的;
(五)在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。
第三十一条
学校对具有下列行为的单位或者个人应依法给予处分。构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。
(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;
(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;
(三)涂改、伪造档案的;
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;
(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
(六)其他违反档案法律法规的行为。
第八章附 则
第三十二条
本办法由档案馆负责解释。
第三十三条
本办法自2018年9月1日起施行。《河北科技大学档案工作管理条例》(校字〔1999〕64号)同时废止。
附件:河北科技大学档案立卷归档工作规范
附件
河北科技大学档案立卷归档工作规范
一、
档案材料收集
(一)档案的收集工作应在日常工作中进行,立卷归档单位各立卷人,依据《河北科技大学档案归档范围和保管期限表》,结合历年文件材料形成情况,及时收集属于立卷归档范围的文件材料。一个年度需要立卷归档的文件材料,必须收集齐全、完整。
(
二)
立卷归档应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门主要职能活动,便于查找利用为原则。
(三)立卷材料要符合档案质量要求。文件类材料必须是原件,手写文件和领导签字要采用钢笔和碳素笔书写,不能用铅笔、红笔和圆珠笔。归档材料要求纸张整洁、规范(一般采用A4纸),字迹清楚、印章清晰,满足长期保存的需要。打印文件时在页面左边留出装订线。
(四)
档案载体类型
1.
纸质档案:是指以纸张为载体的档案,如公文、图纸、电报、户籍、账册、契约、证书、书稿等。
2.
特殊载体档案:是指以磁性材料、感光材料等为主要载体,以影像、声音、电子文件为主要反映方式的历史记录,包括照片、录音带、录像带、影视片、光盘、电子存储介质等。
3.
实物档案:是指以物质实体为载体,能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品。实物档案的归档范围主要包括
:本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等;公务活动中获赠的纪念品;上级领导、知名人士的题词字画等;本单位自形成以来使用过的牌匾、印章、重大活动中形成的纪念品和宣传品;其他有保存价值的实物。
(五)分管档案工作的领导要支持和督促立卷人做好档案收集工作。立卷人工作岗位发生变动时,要及时做好档案材料的交接工作,避免出现丢失和遗漏问题。
二、分类组卷
(一)档案材料分类
1.
分年度。先将不同年度的文件材料区分开来。跨年度的规划、计划、预算,归入针对的首年。跨年度的总结、报告、决算,归入针对的末年。跨年度办理的文件归入办结之年。按学年度形成的材料,归入该学年度末年。
2.
分问题。将文件按其内容所反映的问题、事务分开。
3.
分期限。将文件材料按保管期限划分为永久、长期、短期三类:凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考价值的,列为长期保管;凡在较短时期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管。
(二)档案材料组卷
1.
将同一年度且保管期限相同的文件材料组成一卷;文件材料数量多时,可再按问题、时间或重要程度分成若干卷。
2.
同一人物、事物、事件,同性质的工作,同一会议的材料,组合在一起。
3.
对于专题性、成套性的档案,如教学、科研、产品生产、基建、设备、出版档案等,还可按问题、阶段、结构、项目、类别等进一步细分组卷。
4.
应避免案卷过厚或过薄,每卷一般不超200页,厚度不超过2厘米。过厚时可分成若干卷,过薄时可将相近问题所形成的材料合并组卷。
三、
案卷整理
(一)卷内材料排序。卷内文件排列,应根据文件之间的联系,按问题分时间先后进行排列。请示与批复排在一起,批复在前,请示在后。转发件与被转发件排在一起,转发件在前,被转发件在后。正件与附件排在一起,正件在前,附件在后。正本和定稿(有领导人签批的草稿)排在一起,正本在前,定稿在后。重要文件的历次修改稿(有领导人批改的草稿)排在一起,定稿在前,其他依时间排列。
(二)编写页码。案卷形成后,要用铅笔在文件材料有内容的页面逐页编号,空白页不编号。编号采用阿拉伯数字,每个案卷单独顺序编排标注,正面标在右下角、背面标在左下角。
(三)领导审核。案卷整理完毕,需提交本单位分管档案工作的领导检查,确保归档材料准确、齐全、完整。
四、卷内目录
(一)数据录入
登录"河北科技大学档案馆"主页,进入"立卷归档管理系统",录入文件材料的目录信息。录入项目包括:所属年度、责任者、文号、题名、文件形成日期、页数等。
(二)卷内目录录入完毕,检查正确无误后,保存提交。档案馆负责对目录信息进行审核,审核通过后,通知立卷人打印卷内目录。
(三)立卷人登录"立卷归档管理系统",打印卷内目录。按照卷内目录检查纸质文件,确保无误后在页面的右下角打上页码,亦可用黑色碳素笔工整书写。
如果纸张反面有内容,要连续编写页码,位置在页面的左下角。
(四)
填写备考表。每卷档案后,须附一张"备考表",备考表可从"立卷归档管理系统"中下载,填写要求如
下:
1.
在
"本卷内的缺点或其他情况"处填写"本卷共***页"。如归档材料有撤换或缺失,应注明原因。
2.
填写
"立卷人""检查人"姓名,要求手签,不能打印。"检查人"一般为单位负责人。
3.
填写
"
日期"为实际归档日期。
五、
移交档案
(一) 移交档案时,填写移交目录,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。
(二) 在工作中形成的其他载体的档案,如实物、照片、声像、光盘等,需随纸质文件一起归档。
(三) 各单位在纸质文档归档的同时,需提交纸质文件的电子版。
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